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Der erste und der letzte Eindruck zählen! Ein Fakt, der sich kaum abstreiten lässt und auch für Sie als Vermietende ganz und gar wichtig ist. Bei all dem geht es darum, dass Ihre Gäste zufrieden die Unterkunft verlassen und diese stets weiterempfehlen oder erneut buchen würden. Auf der anderen Seite ist es ebenso wichtig, dass der Prozess für Sie reibungslos und stressfrei abläuft. Schlussendlich kommt es darauf an, beide Seiten möglichst gut zu bedienen. Mit Hilfe einer guten Organisation bei An- und Abreise, kann die Übergabe der Unterkunft für alle Beteiligten angenehm gestaltet werden. Damit dies auf jeden Fall gelingt, gibt es im Folgenden einige Tipps und Tricks.
Unkomplizierte Anreise
Empfehlenswert ist es, jegliche Fragen zur Anreise bereits im Mietvertrag zu regeln und festzulegen. Zusätzlich können Sie gerne unser Downloaddokument zu den Anreise-/ Abreiseregelungen nutzen und eine genaue Zeit der Anreise bestimmen. Die Monteure sollten jedenfalls darüber aufgeklärt werden, ab welcher Uhrzeit die Unterkunft bezugsfertig ist und wie oder in welchem Zeitraum die Schlüssel und Papiere übergeben werden. Sollten Sie eine größere Anlage betreiben, ist dieses Problem meist hinfällig, da wahrscheinlich eine Rezeption vor Ort ist.
Sorgen Sie für Flexibilität
Sind Sie jedoch privat Vermietende, lohnt es sich auch einen Notfallplan in petto zu haben. Schließlich kann bei der Anfahrt der Gäste immer wieder etwas dazwischen kommen, sodass es die Mietenden nicht zur vereinbarten Zeit schaffen. Dieser Notfallplan soll vermeiden, dass Sie womöglich aufgrund eines Unfalls oder Staus bis mitten in die Nacht warten müssen. Vielmehr möchten wir Ihnen dazu raten, beispielsweise sogenannte Schlüsseltresore an Ihrer Unterkunft anzubringen. Hierdurch erlangen Sie volle Flexibilität. Das meint wiederum, dass Sie nicht zwingend daran gebunden sind, bei der Ankunft vor Ort zu sein.
Ganz abgesehen, ob Sie sich für die Anschaffung eines Schlüsseltresors entscheiden oder den Schlüssel woanders, eventuell sogar bei einem Nachbarn deponieren, ist es wichtig vorab die Kontaktdaten mit Ihren Mietenden austauschen. Insbesondere die Mobilnummer ist hier von großer Bedeutung. Auf diesem Wege können Sie und die Mietenden besprechen, wie genau die Anreise ablaufen soll. Des Weiteren haben die Monteure dann die Möglichkeit Sie frühzeitig über die Verkehrslage oder Planänderungen aufzuklären.
Richtige Vorbereitung auf die Gäste
Ein wichtiger Bestandteil Ihrer Vorbereitung sollte die Ausarbeitung des Mietvertrages oder ggf. Beherbergungsvertrages sein. Hier können Sie unter anderem jegliches Inventar benennen, welches Sie zur Verfügung stellen. Überdies bietet es sich an, den aktuellen Zustand der Wohnung schriftlich festhalten. Jenen Ist-Zustand gehen Sie bestenfalls nochmal gemeinsam mit den Mietenden durch und lassen sich die Aufzeichnungen bestätigen.
Prüfen Sie unbedingt, ob alle Gerätschaften funktionieren und notieren Sie eventuelle Beschädigungen sofort. Weisen Sie darüber hinaus Ihre Gäste darauf hin, dass Sie bei Auftreten irgendwelcher Mängel, sich unmittelbar bei Ihnen melden sollen.
Ein weiterer Teil der Vorbereitung kann beispielsweise das Erstellen einer Schlüsselkaution sein. Nutzen Sie hierfür gerne unser Downloaddokument. Natürlich sollten Sie sich auch bereits Vorab Gedanken darüber machen, unter welchen Zahlungsbedingungen Sie die Miete, wie auch Kaution empfangen möchten und klären Sie dies früh genug mit den Mietenden ab.
Der letzte wichtige Punkt der Vorbereitung ist die Reinigung. Übergeben Sie die Unterkunft auf jeden Fall in einem sauberen und frisch geputzten Zustand. Das ist der erste Schritt, dass sich Ihre Gäste wohl fühlen können. Möglicherweise ist diesbezüglich eine externe Reinigungsfirma zuständig – doch auch dann lohnt es sich stichprobenartig die Reinigung vor Bezug des neuen Gastes zu kontrollieren.
Aufmerksamkeiten versüßen die Ankunft
Immer wieder gerne gesehen sind Broschüren oder Tipps und Tricks, was in der Nähe zu finden ist. Alleine eine Wegbeschreibung zum nächsten Supermarkt oder Imbiss, zeigt den Gästen, dass Sie sich Ihre Gedanken machen. Vielleicht haben Sie auch einige Anregungen für schnelle und unkomplizierte Rezepte und möchten diese mit den Mietenden auf Zeit teilen.
Sollte das Auslegen von viel Papiermaterial nicht in Ihrem Sinne sein, nutzen Sie doch einfach die Vorteile der digitalen Zeiten. Generieren Sie hierfür lediglich einen QR-Code und hinterlegen die verschiedenen Dokumente. Mit Scannen dieses Codes können Ihre Gäste vollkommen selbstständig und bei Bedarf auf alle Materialien zugreifen.
Auf die Ansprüche der Gäste abstimmen
Bedenken Sie bitte immer die unterschiedlichen Ansprüche Ihrer Gäste. Es kommt selbstverständlich darauf an, wen genau Sie nun in Ihrer Unterkunft begrüßen. Nichtsdestotrotz sollte stets über die korrekte Mülltrennung aufgeklärt werden. Den Mietenden ist es dabei geholfen, wenn Sie ein Plakat oder Zettel aushängen, welche Regeln herrschen und wie diese befolgt werden müssen. Ein Beispielbogen, wie Müll zu trennen ist, finden Sie in Deutsch und Englisch in unserem Downloadbereich.
Andere kleine Aufmerksamkeiten, wie die Übergabe eines kleinen Ankunftsgeschenks, welches möglicherweise sogar typisch für Ihre Gegend ist, zaubern den Mietenden bestimmt ein Lächeln ins Gesicht. Eine weitere Idee wäre das Zurverfügungstellen eines wöchentlich wechselnden Obstkorbes in der Lobby, falls eine solche vorhanden ist. Nutzen Sie bei Interesse und der Einfachheit halber sogenannte Obst-Abos. Ebensolche gibt es bei verschiedenen Anbietern online zu finden.
Abreise leicht gemacht
Auch bei der Abreise kommt es ganz darauf an, ob Sie eine kleine Beherbergung betreiben oder eine größere Anlage mit mehreren Wohnungen und Zimmern haben. Daneben ist es ebenso ein Unterschied, ob Sie Ihren Gästen anbieten die Unterkunft mit oder ohne Endreinigung zu mieten. Sollten Ihre Mietenden keine Endreinigung inkludiert haben, müssen diese selbst dafür Sorge tragen, dass alles in den bei Einzug aufgefundenen Zustand zurückversetzt wird.
Ihre Aufgabe ist es in jenem Fall einen Kontrollgang gemeinsam mit den Abreisenden vorzunehmen. Genau wie bei der Anreise, zahlt es sich auch hier aus, sich via Telefon zusammenzuschreiben oder zu telefonieren, um möglichst flexibel einen Übergabetermin zu vereinbaren.
Organisatorische Punkte
Obendrein ist es für die Abreise wichtig, organisatorische Punkte, wie beispielsweise das Auszahlen der Kaution und damit verbunden das Ausstellen einer Quittung, zu regeln. Denken Sie dabei immerzu an Ihre eigenen Kapazitäten. Das meint, finden Sie bestenfalls eine Regelung, die für Sie am meisten Komfort bietet. Diese Regelung wird dementsprechend jeweils anders aussehen. Eine einheitliche Routine kann deshalb nicht gegeben werden. Es kommt ganz darauf an, ob Sie oder Ihre Mitarbeitenden vor Ort sind oder Sie extra jedes Mal zur Übergabe und Kontrolle anreisen müssen.
Bedenken Sie dabei ebenso, dass die Mietenden auch nicht über ein unerschöpfliches Zeitkontingent verfügen. Diese sind sehr daran interessiert, An- und Abreise schnell vonstatten laufen zu lassen. Wie dem auch sei, das Finden eines Kompromisses für beide Seiten ist aber ganz abhängig davon, wie lange beispielsweise ein Mietzeitraum angesetzt ist. Bei reinen Feriengästen muss bei der Übernahme der Wohnung kaum etwas beachtet werden. Wohingegen nach einer Periode von mehreren Monaten ein Kontrollgang durchaus vernünftig wäre.
FAQ
Es bietet sich auf jeden Fall an, bereits nach Vergabe der Buchung die Mobilnummern auszutauschen. Dies hat den Hintergrund, dass die Anreise für beide Parteien dadurch enorm erleichtert werden kann. Mittels einer individuellen Absprache können Sie und die Mietenden jegliche Übergabedetails flexibel besprechen.
Essentiell bei Ihrer Vorbereitung der Anreise, ist das Erstellen der notwendigen Dokumente. Halten Sie möglichst alles genau schriftlich fest, um letztlich auf der sicheren Seite zu stehen. Bei all dem ist auch die Reinigung vor Bezug, sowie das Überprüfen aller Geräte und die Aufnahme des Zustandes der Unterkunft für die Vorbereitung unentbehrlich.
Wir empfehlen Ihnen, bei all Ihren Zimmern und Wohnungen eine einheitliche Regelung bezüglich der Reinigung zu treffen. Dies beugt Verwirrungen im Nachhinein allemal vor. Besonders möchten wir Ihnen ans Herz legen, sich für die bezahlte Endreinigung zu entscheiden. Schließlich kann Ihnen dies einiges an Nerven sparen und sorgt dafür, dass Sie nicht zwingend zu einem bestimmten Zeitpunkt vor Ort sein müssen.
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