Rechnungen: So stellen Sie sie richtig aus!

Wann müssen Sie eine Rechnung erstellen?

Diese Frage lässt sich auf den ersten Blick ganz einfach beantworten. Entscheidend ist nämlich, ob Sie gewerblich vermieten, also für die Vermietung einen Gewerbetrieb angemeldet haben oder privat Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung erzielen. Bei gewerblicher Vermietung sind Sie zur Rechnungsstellung verpflichtet, bei privater können Sie Ihrem Gast auch eine Quittung ausstellen. Stellt sich Ihre Vermietung von Ferienwohnungen & Co. als gewerbliche Tätigkeit dar, haben Sie die besonderen für Gewerbetreibende geltenden steuerlichen Pflichten zu beachten.

Was muss die Rechnung für Ihren Beherbergungsbetrieb alles beinhalten?

Rechnungen müssen nach geltendem Recht gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben enthalten:

• Ihren vollständigen Namen und Ihre Anschrift als Leistungsgeber und Rechnungssteller
• den vollständigen Namen und Anschrift des Leistungsempfängers/Rechnungsempfängers
• Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID)
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• eine Fortlaufende Rechnungsnummer (siehe unten für nähere Informationen)
• die Art und den Umfang Ihrer Leistung
• den Zeitpunkt der Leistung
• das Entgelt (Rechnungsbetrag) und ggf. die Mehrwertsteuer sowie Steuerbefreiungen (Infos zum Steuersatz s.u.)
• ggf. eine im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
• ggf. einen Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Ausnahme: Rechnungen mit einem Betrag von unter 150 Euro brutto (sog. Kleinbetragsrechnungen. Bei Rechnungen unter 150 Euro genügen folgende Angaben:

• Ihr vollständiger Name und Ihre vollständige Anschrift
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• die Art und den Umfang Ihrer Leistung
• das Entgelt und den Steuerbetrag Ihrer Leistung in einer Summe
• der Steuersatz (Infos zum Steuersatz s.u.) oder
• im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Leistung eine Steuerbefreiung gilt

Die Kleinunternehmerregelung

Sie sind Privatvermieter und vermieten nur kurzfristig eine Beherbergung an Fremde? Auch Sie können dann umsatzsteuerpflichtig sein und damit die Pflicht zur Ausweisung von Mehrwertsteuer auf der entsprechenden Rechnung haben. Denn im Grundsatz sind Sie umsatzsteuerpflichtig, egal ob Gewerbe oder nicht. Als kurzfristig wird eine Beherbergung angesehen, wenn sie nach der Absicht des Vermieters nicht länger als sechs Monate dauern soll (so die ständige Rechtsprechung des BFH). Eine Umsatzsteuerpflicht besteht für Sie jedoch erst, wenn Ihre Einnahmen als Privatvermieter eine Grenze von 22.000 EURO pro Jahr überschreiten. In Deutschland sind Einnahmen alle Zahlungseingänge, die Sie innerhalb eines (Wirtschafts-)Jahres durch die Vermietung erhalten. Wenn die jährlichen Einnahmen aber unter der Grenze von 22.000 Euro bleiben, können Sie als Steuerzahler die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen.

Nähere Informationen finden Sie hier: www.existenzgruenderportal.de

Tipp für Kleinunternehmer: Sie müssen auf der Rechnung nicht auf die Kleinunternehmerregelung hinweisen. Es empfiehlt sich jedoch hierauf hinzuweisen, da andernfalls mit einer Zahlungsverzögerung zu rechnen ist, da der Rechnungsempfänger bei einer Rechnungseingangskontrolle den mangelnden Steuerausweis voraussichtlich beanstanden wird. Beispielformulierung: „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“

Zu beachten ist hier jedoch der Fall, dass Sie bereits ein anderes Gewerbe betreiben, für welches bereits eine Umsatzsteuerpflicht besteht. Dann überträgt sich die USt-Pflicht – auch wenn der Umsatz daraus weniger als 22.000 Euro beträgt.

Rechnungen für Monteurunterkünfte und Beherbergungsbetriebe

1. Die Rechnungsnummer

Sind Sie zur Rechnungsstellung verpflichtet, sind Sie auch verpflichtet, für das Finanzamt auf Ihren Rechnungen eine Rechnungsnummer anzugeben. Brauchen Sie als Vermieter nur eine Quittung auszustellen, empfiehlt Ihnen die Redaktion aber trotzdem die Verwendung einer entsprechenden Rechnungsnummer, da sie Ihnen Ihre eigene Buchhaltung erheblich vereinfacht. Dabei ist immer die Rede von einer fortlaufenden Rechnungsnummer im Sinne von „Rechnung Nr. 1, Nr. 2 und so weiter“. Bei einer solchen Rechnungsnummer sieht der Rechnungsempfänger natürlich, wie viele Rechnungen Sie bereits gestellt haben, was vielleicht nicht jeder möchte. Möglicherweise beginnen Sie gerade mit der Vermietung und möchten dies nicht jedem preisgeben. Muss das also sein? Was muss eine Rechnungsnummer tatsächlich leisten? Muss Sie fortlaufend oder nur einmalig sein? Tatsächlich muss Ihre Rechnungsnummer nur einmalig sein. Dies geht aus der Kombination von §14 Umsatzsteuergesetz, dem Umsatzsteueranwendungserlass (2010) und der Rundverfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz eindeutig hervor, nachzulesen unter:

www.gesetze-im-internet.de

www.bundesfinanzministerium.de

Zwei Beispiele

a) eindeutig und fortlaufend/ablesbar, wie viele Rechnungen Sie bereits gestellt haben:

XYIhreFirma-01, XYIhreFirma-02 etc.: Wobei XY dann z.B. für die Anfangsbuchstaben Ihres Vor- und Nachnamens stehen. Mit diesen Anfangsbuchstaben und dem Namen Ihrer Firma/Unterkunft schaffen Sie die Eindeutigkeit und haben dann noch eine fortlaufende Nummer zur Unterscheidung.

Mit einem kleinen Trick können Sie einfach umgehen, dass Ihr Gast ablesen kann, wie viele Rechnungen Sie bereits gestellt haben:

b) eindeutig und tatsächliche Anzahl der Rechnungen nicht ablesbar:

XYIhreFirma-Jahr(fortlaufend): XYIhreFirma-1970, XYIhreFirma-1971, etc. Starten Sie z.B. mit Ihrem Geburtsjahr oder einem anderen Jahr, das Sie mit Ihrer Ferienunterkunft verbinden, bei der ersten Rechnung und zählen Sie für jede weitere Rechnung eines drauf.

2. Umsatzsteuersatz für Beherbergungsleistungen

Seit dem 1.1.2010 ist der USt-Satz auf 7% gesenkt gem. § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG für die Vermietung von Wohnräumen, die ein Unternehmer zur kurzfristigen Beherbergung (unter 6 Monaten) von Fremden bereithält. Betroffen davon sind sowohl das klassische Hotelgewerbe wie auch kurzfristige Beherbergungen in Pensionen und Ferienwohnungen. Ausgeschlossen sind davon all diejenigen Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen, also insbesondere:

• die Verpflegung, insbesondere das Frühstück,
• der Zugang zu Kommunikationsnetzen,
• die TV-Nutzung,
• Minibar,
• Wellness-Angebote,
• die Überlassung von Tagungsräumen sowie
• sonstige Pauschalangebote.

3. Zahlungsfrist und Ratenzahlung

Geben Sie auf Ihrer Rechnung auch die von Ihnen gewünschten Zahlungsbedingungen an, das heißt, geben Sie explizit an, wann welcher Betrag zu zahlen ist. Haben Sie eine Ratenzahlung vereinbart, geben Sie auch diese entsprechend auf der Rechnung an. Beispielhafte Formulierungen finden Sie in unseren Rechnungsvorlagen.

4. Rabatte

Wenn Sie eine Entgeltminderung/einen Rabatt mit Ihrem Gast vereinbaren, hat das Einfluss auf die Pflichtangaben auf Ihrer Rechnung. Üblicherweise wird bei Ihnen die Höhe des Rabattes zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung feststehen. (Bei Skonto beispielsweise ist dies meist anders, da die Höhe abhängt vom Zeitpunkt der Zahlung). Dann können Sie den Rabattbetrag einfach vom Endbetrag abziehen und die Umsatzsteuer entsprechend anpassen. Steht die Höhe des Rabattes bei Rechnungsstellung noch nicht fest, genügt ein allgemeiner Hinweis wie beispielsweise: „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabattvereinbarungen“ oder ganz einfach „Es bestehen Rabattvereinbarungen“

Dies gilt jedoch nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind, also in Schriftform vorhanden und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können.

5. Storno

Was passiert, wenn eine Buchung bei Ihnen storniert wird? Ihr Gast reist einfach nicht an oder storniert nicht gemäß der von Ihnen gesetzten Stornofristen. Müssen Sie dann auch eine Rechnung ausstellen und wie hat diese dann auszusehen? Alle nötigen Informationen dazu finden Sie in unserem Artikel zu Stornorechnung.

Ausstellung der Rechnung

Für die Gestaltung der Rechnung nutzen Sie unsere Rechnungsvorlagen:

Rechnung zur Überweisung

Rechnung zur Sofortzahlung

Sie dienen Ihnen auch als Beispiel für die Gliederung Ihrer Rechnung mit entsprechender Kopf- und Fußzeile und Sie sehen direkt, welche Pflichtangaben Sie am besten an welcher Stelle auf Ihrer Rechnung unterbringen.

Ihre Rechnung muss nicht zwangsweise einen Stempel und eine Unterschrift enthalten. Wichtiger Hinweis: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011: Auf Grundlage dieser Vereinfachung müssen Ihre elektronischen Rechnungen nicht mehr von Ihnen unterschrieben sein, um gültig zu sein. Die sogenannte „elektronische Signatur“ ist seither nicht mehr Pflicht. (Quelle: www.bundesfinanzministerium.de)

Zustellung Ihrer Rechnung

Sie können Ihre Rechnung Ihrem Gast bzw. Ihrem Mieter auf verschiedene Art zustellen. Häufig wird sie bei Abreise einfach persönlich übergeben. Buchen zum Beispiel Unternehmen für mehrere Mitarbeiter eine Unterkunft, so geht die Rechnung meist an das Unternehmen. Dies geschieht häufig per Post. Möchten Sie sich die Portokosten und den Aufwand für einen Rechnungsversand per Post sparen, können Sie Ihre Rechnung auch per Fax oder auch „online“, also per E-Mail zustellen. Wenn Sie Ihre Rechnung per E-Mail versenden möchten, sollten Sie diese idealerweise in eine sogenannte PDF-Datei umwandeln. Dann kann Ihre Rechnung einfach geöffnet werden und der Inhalt kann nicht mehr ohne Weiteres verändert werden. Wenn Sie noch nie eine PDF-Datei erstellt haben, fragen Sie einmal in Ihrem Bekanntenkreis herum. Dort werden Sie sicher jemanden finden, der sich damit auskennt. Da es viele verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung von PDF-Dateien gibt und diese von den vorhandenen Computer-Programmen abhängen, können wir Ihnen hier leider keine allgemeingültige Anleitung für das Erstellen dieser Dateien geben.